Os membros da ABPCO que participaram de uma mesa redonda recente reconheceram a necessidade de as conferências se concentrarem na troca de conhecimento e no aprendizado, ao mesmo tempo que argumentam que as receitas de exibição que acompanham são frequentemente vitais para o sucesso de um evento.

Como comenta Therese Dolan, presidente adjunta da ABPCO: “É uma batalha entre conteúdo e consumismo que tem que começar com a comunicação e uma compreensão profunda do público. A questão principal é garantir valor para todos. O conteúdo geralmente é o motivador para a participação dos delegados, mas os expositores precisam ver o movimento e o retorno do seu investimento. As conferências da associação são muitas vezes acompanhadas por uma exposição porque acrescenta valor aos participantes, ao mesmo tempo que traz receitas que beneficiam a associação como um todo e, por vezes, os próprios delegados através de taxas de conferência reduzidas.”

As mesas redondas da ABPCO oferecem um fórum para os membros reunirem e compartilharem ideias e desafios complexos em um ambiente seguro e privado. O evento aconteceu no Crowne Plaza London – The City. Estiveram presentes diversos PCOs internos que buscaram aproveitar ao máximo suas conferências e exposições. Os principais resultados incluíram:

• A necessidade de exibições e suas receitas serem vistas como uma parte importante do plano de negócios e da receita de uma associação.
• Maior facilitação de apresentações entre participantes e expositores por parte dos organizadores.
• Linguagem que reflete a importância dos expositores - parceiros ou patrocinadores são vistos como tendo mais valor.
• A necessidade de os delegados compreenderem a importância de uma exposição.
• A importância da relevância - tanto em termos do conhecimento compartilhado na conferência quanto na escolha dos expositores.
• Os desafios que a conformidade com a saúde pode colocar em uma exposição.

Shaun Hinds, CEO da Manchester Central, presidiu a discussão e acrescentou: “O evento foi um verdadeiro sucesso, gerando muitas discussões interessantes. Como um local que tem o privilégio de hospedar muitas das principais conferências da associação do Reino Unido, ele nos forneceu insights inestimáveis sobre como podemos ajudar os organizadores a crescer e realizar congressos de sucesso ano após ano. ”

Therese conclui “Em última análise, cabe aos organizadores de uma conferência facilitar o sucesso da conferência e da exposição. Este evento de mesa redonda, como tantos outros, abordou uma enorme quantidade de conteúdo em um curto espaço de tempo e ofereceu um aprendizado valioso para todos os presentes. Ficou claro, porém, que a parte mais importante de todo o processo era a necessidade de as comunidades se reunirem e comunicarem. O que, verdade seja dita, é o elemento chave para todo evento de sucesso.”

O QUE RETIRAR DESTE ARTIGO:

Association conferences are often accompanied by an exhibition because it adds value to the attendees, whilst bringing in revenues that benefit the association as a whole and sometimes the delegates themselves through reduced conference fees.
As a venue that is privileged to host many of the UK's leading association conferences, it provided us with invaluable insights on how we can assist organisers to grow and deliver successful congresses year on year.
• The importance of relevance – both in terms of the knowledge shared in the conference and the choice of exhibitors.