As 10 principais tendências impactando e transformando as reuniões em 2021

• As reuniões corporativas em 2021 são principalmente regionais de destino neste momento, embora os analistas estejam vendo reuniões fly-in acontecer durante a última parte do ano
• Tornando-se rapidamente o novo padrão em hospitalidade, a tecnologia sem contato cresceu durante os últimos meses e sobreviverá à pandemia
• Em muitos destinos, as regulamentações estaduais estão restringindo o tamanho dos eventos a apenas 10 a 15 pessoas, então, o tamanho médio do grupo compreensivelmente em 2021 é menor

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Os especialistas do setor anunciaram as Dez principais tendências que estão impactando e transformando as reuniões em 2021.

Se há uma coisa que o setor de reuniões aprendeu em 2020, é a verdadeira definição do que significa fazer uma pausa e girar, e o quão resilientes e criativos são os profissionais do setor de reuniões. Com a antecipação da vacinação generalizada no final da Primavera, os especialistas do sector estão a ver os primeiros sinais de uma procura reprimida por reuniões e encontros. Os analistas veem 2021 como um ano de reviravolta que dará início a uma recuperação substancial para o setor de reuniões.

Tendência 1) Caminho para a recuperação

A indústria está expressando otimismo, pela primeira vez desde o início da pandemia! As vacinas estão sendo administradas a segmentos cada vez maiores da população, aumentando o otimismo para um retorno da indústria de reuniões durante o terceiro e quarto trimestres deste ano. De acordo com um provedor líder de tecnologia para reuniões, eventos e hospitalidade, até o momento em 2021, as RFPs de reuniões atingiram os níveis mais altos desde março de 2020. À medida que os destinos começam a se abrir com segurança, o mesmo ocorre com o tamanho e a quantidade das reuniões do grupo.

Tendência 2) Reuniões de viagem rodoviária

As reuniões corporativas em 2021 são principalmente regionais de destino neste momento, embora os especialistas estejam vendo reuniões fly-in acontecer durante o final do ano. As reuniões híbridas continuam a ser uma opção chave para incluir equipes inteiras em uma reunião, com participantes próximos dirigindo e aqueles mais distantes participando virtualmente devido a apreensões de viagem, ou porque alguns podem precisar permanecer em casa por motivos familiares ou de saúde. Dito isso, a demanda por reuniões híbridas não é tão forte quanto se poderia esperar. Parece que o desejo de se reunir pessoalmente supera em muito as reuniões híbridas, e pode haver fadiga se instalando com conexões remotas.

Tendência 3) Motorista de tecnologia

A tecnologia pode fazer - ou quebrar - uma experiência de reunião, e os planejadores sabem disso melhor do que qualquer outro. Então, qual é a solicitação e preocupação de tecnologia mais importante entre os planejadores para uma experiência de conferência excelente em 2021? Largura de banda! A largura de banda é a prioridade número 1, 2 e 3 da tecnologia! Depois disso, há uma capacidade de reunião virtual da propriedade e uma equipe de suporte técnico dedicada disponível a qualquer momento durante a reunião.

Tendência 4) Ano do SMERF

E não as criaturinhas azuis que crescemos assistindo na televisão pública! Alguém poderia pensar que uma grande indústria farmacêutica dominaria em 2021, ou a indústria de tecnologia, ou a indústria de seguros ou financeira reinaria como o segmento mais importante da indústria, entregando a maioria das consultas e reuniões. Mas não este ano. Em 2021, tudo gira em torno dos negócios SMERF, com grande ênfase em encontros sociais, educacionais e religiosos!

Tendência 5) Não toque!

Tornando-se rapidamente o novo padrão em hospitalidade, a tecnologia sem contato cresceu durante os últimos meses e sobreviverá à pandemia. Tornou-se a expectativa dos planejadores e convidados, facilitada pelos recursos do smartphone no check in e check out. Desde a chegada à entrada no quarto de hóspedes, passando pelo registro da conferência e agendas de reuniões, passando pelos serviços da conferência, até o jantar com menus virtuais para solicitar café da manhã, almoço, jantar, bebidas ou serviço de quarto, a tecnologia sem contato veio para ficar!

Tendência 6) Jantar Reimaginado

Códigos QR e menus sem contato, buffets atendidos, seleções de menu embaladas individualmente, a reinvenção da refeição a la carte com saladas gourmet frescas, camarão grelhado com orzo e que, além de seleções de alimentos frescos selados e lanches, podem ser acompanhados por máscaras faciais, água engarrafada e desinfetantes para as mãos dentro da caixa. Algumas propriedades estão até elevando a farinha de caixa a caixas de pastagem em vez de mesas de pastagem. Uma forte preferência permanece, no entanto, por refeições servidas ou buffets modificados com seleções embaladas individualmente e opções culinárias quentes e frias servidas pela equipe, tudo atrás de plexiglass de segurança. Dado o ambiente atual, as propriedades estão acomodando os hóspedes em reuniões de qualquer maneira que podem - sob medida para as preferências individuais dos clientes, o que também pode incluir bentô e canapés embalados, bem como serviço de bufê nos quartos dos hóspedes. Ecologicamente sensíveis como sempre, as refeições embaladas individualmente são apresentadas em recipientes ecologicamente corretos.

Tendência 7) Criativo, local e sustentável - algumas coisas nunca mudam!

Em 2021, criatividade, sabor e apelo ecológico são prioridades importantes para planejadores e convidados - a pandemia não mudou o que torna o jantar delicioso, memorável, preparado com responsabilidade e comentado seis meses depois. As equipes culinárias permanecem excepcionalmente apaixonadas por fornecer itens alimentares sustentáveis ​​e de origem local - não apenas para o frescor, mas para apoiar os agricultores e fornecedores locais durante este período desafiador. Experiências gastronômicas da fazenda à mesa são tão importantes hoje como sempre foram! Em todas as regiões reina o jantar ao ar livre, com chefs das regiões do Norte planejando cardápios de inverno saudáveis ​​servidos em grandes espaços ao ar livre cercados por fogueiras e aquecedores, permitindo experiências de jantar seguras, atraentes e socialmente distantes sob as estrelas ... muitas vezes combinando com bebidas exclusivas que aquecem a alma Bourbon Manhattan defumado e coquetéis à moda antiga. 

Tendência 8) O tamanho importa

Em muitos destinos, as regulamentações estaduais estão restringindo o tamanho dos eventos a apenas 10 a 15 pessoas, portanto, o tamanho médio do grupo em 2021 é compreensivelmente menor. Com mais destinos diminuindo suas restrições, no entanto, estamos vendo solicitações de grupos maiores de 50 a 100 hóspedes, reservando em propriedades maiores que oferecem amplo espaço para distanciamento social, com alguns espaços de descanso oferecidos no exterior para maior acomodação de distanciamento social com sessões de pequenos grupos , e com intervalos selecionados oferecidos virtualmente para que os hóspedes possam facilmente fazer a transição para o intervalo de sua escolha. As reuniões marcadas em 2021 se estendem por 2 dias, em média, o que não difere muito dos anos anteriores. As taxas dos pacotes de cumprimento estão se mantendo, em média, nas negociadas em 2019 para se manterem competitivas e ganhar negócios. Propriedades estão se preparando para muitas reuniões para reservar de última hora ao longo do ano.

Tendência 9) Uma nova perspectiva!

Reunir-se ao ar livre tem sido uma tendência divertida nos últimos anos. Em 2021, é uma necessidade. Espaços ao ar livre estão sendo criados onde não existem atualmente: pátios de salão de baile, gramados cênicos de resort e praias de areia são agora salas de reuniões para grupos maiores, assim como terraços de restaurantes, decks de piscina, pavilhões ao ar livre e salas de tendas recém-instaladas que reimaginam o "tradicional ”Sala de reuniões este ano. As cadeiras Adirondack são stand-ins para assentos ergonômicos, elementos de aquecimento portáteis trazem calor para salas ao ar livre em climas do norte. Quando apropriado, o plexiglass oferece outra linha de segurança. E as vistas da sala de reuniões nunca foram melhores!

Tendência 10) Parceiros no planejamento

Cumprir a linguagem do contrato é onde a borracha vai para a estrada em 2021. Muitos planejadores são inflexíveis sobre a necessidade de flexibilidade em torno das cláusulas de desgaste, cláusulas de cancelamento e taxas, cláusulas de remarcação, cláusulas de tarifas para grupos e comissões. Embora avançando em um ritmo mais rápido do que antes, as vacinações só recentemente se tornaram mais amplamente administradas e os planejadores permanecem cautelosos sobre o remarcação de reuniões em um prazo mais curto. Muitos encontram conforto no Programa Meeting Accelerator da Benchmark, lançado no início da pandemia, que oferecia zero taxas de atrito ou cancelamento e risco zero em novas reservas até 31 de março deste ano. Os planejadores estão bem cientes do que a indústria tem passado e estão ansiosos para ser um parceiro - especialmente para os hotéis que foram gentis com as políticas de cancelamento e permaneceram em contato ativo.

Tendência de bônus - importância de um destino

A experiência do destino e a programação do destino são as principais prioridades neste ano, especialmente os destinos drive-in que oferecem acessibilidade significativa ao transporte. Na verdade, a experiência do destino provavelmente nunca foi tão importante! Mergulhos profundos nas amenidades culturais locais de um destino estão sendo solicitados pelos planejadores, já que a maioria dos destinos oferece amplos espaços abertos desejáveis ​​para o distanciamento social, atividades / experiências pacíficas, relaxantes e seguras que podem ser personalizadas de acordo com as necessidades do grupo. Resorts com programas de bem-estar oferecem grupos de reuniões: Experiencialismo, Bem-Estar e Autocuidado, Cura e Imersões na Natureza, incluindo atividades de outfitters em resorts. E, como as salas de reuniões ao ar livre, você simplesmente não consegue superar as vistas!

Tendência de bônus - espírito através da união de equipe!

Muito provavelmente, nunca houve uma necessidade maior do que em 2021 para a programação de teambuilding. Depois de muitos meses saindo de casa e conectando-se com colegas e clientes virtualmente, há um desejo de nos unirmos, de nos reconectarmos, de reconstruir a equipe e reacender o espírito de equipe. É uma necessidade humana básica. A necessidade de fazê-lo fora, de acordo com os horários, é ideal para teambuilding e esses programas estão sendo ativamente solicitados. Orvis Fly Fishing, Land Rover Driving School, falcoaria, caminhada, golfe, caça ao tesouro Lost Shaker of Salt, cursos de mixologia de margarita, regatas de barco de papelão Continental Drifter, chinelos e Tie-dye Kind of a Day, boliche de coco, lançamento de machado ... qualquer coisa que ofereça à equipe uma chance de se descontrair, se reconectar, compartilhar e mergulhar em experiências de renovação, ganhar coragem e talvez desabafar.