Os membros da ABPCO que participaram de uma mesa redonda recente reconheceram a necessidade de as conferências se concentrarem na troca de conhecimento e no aprendizado, ao mesmo tempo que argumentam que as receitas de exibição que acompanham são frequentemente vitais para o sucesso de um evento.
Como comenta Therese Dolan, presidente adjunta da ABPCO: “É uma batalha entre conteúdo e consumismo que tem que começar com a comunicação e uma compreensão profunda do público. A questão principal é garantir valor para todos. O conteúdo geralmente é o motivador para a participação dos delegados, mas os expositores precisam ver o movimento e o retorno do seu investimento. As conferências da associação são muitas vezes acompanhadas por uma exposição porque acrescenta valor aos participantes, ao mesmo tempo que traz receitas que beneficiam a associação como um todo e, por vezes, os próprios delegados através de taxas de conferência reduzidas.”
As mesas redondas da ABPCO oferecem um fórum para os membros reunirem e compartilharem ideias e desafios complexos em um ambiente seguro e privado. O evento aconteceu no Crowne Plaza London – The City. Estiveram presentes diversos PCOs internos que buscaram aproveitar ao máximo suas conferências e exposições. Os principais resultados incluíram:
• A necessidade de exibições e suas receitas serem vistas como uma parte importante do plano de negócios e da receita de uma associação.
• Maior facilitação de apresentações entre participantes e expositores por parte dos organizadores.
• Linguagem que reflete a importância dos expositores - parceiros ou patrocinadores são vistos como tendo mais valor.
• A necessidade de os delegados compreenderem a importância de uma exposição.
• A importância da relevância - tanto em termos do conhecimento compartilhado na conferência quanto na escolha dos expositores.
• Os desafios que a conformidade com a saúde pode colocar em uma exposição.
Shaun Hinds, CEO da Manchester Central, presidiu a discussão e acrescentou: “O evento foi um verdadeiro sucesso, gerando muitas discussões interessantes. Como um local que tem o privilégio de hospedar muitas das principais conferências da associação do Reino Unido, ele nos forneceu insights inestimáveis sobre como podemos ajudar os organizadores a crescer e realizar congressos de sucesso ano após ano. ”
Therese conclui “Em última análise, cabe aos organizadores de uma conferência facilitar o sucesso da conferência e da exposição. Este evento de mesa redonda, como tantos outros, abordou uma enorme quantidade de conteúdo em um curto espaço de tempo e ofereceu um aprendizado valioso para todos os presentes. Ficou claro, porém, que a parte mais importante de todo o processo era a necessidade de as comunidades se reunirem e comunicarem. O que, verdade seja dita, é o elemento chave para todo evento de sucesso.”
